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| Steuerfreie Geschenke für Mitarbeiter | ||||||
| Welche gesetzlichen Vorgaben gilt es zu beachten? | ||||||
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Steuerfreie Geschenke und die rechtlichen Grundlagen
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© Yvette Fang, Pixabay.com |
Grundsätzlich gilt, dass Mitarbeitergeschenke zusätzlich zur vertraglich vereinbarten Arbeitsvergütung gewährt werden müssen. Es ist also nicht möglich, einen Bestandteil von Lohn oder Gehalt umgewandelt als Sachleistung zu erbringen und dafür die Steuerfreiheit von Geschenken in Anspruch zu nehmen.
Steuerfreie Geschenke für Mitarbeiter setzen den Sachbezug voraus
Sachbezüge sind Einnahmen, die nicht in Geld bestehen. Geldleistungen oder Vergleichbares kommen als steuerfreie Geschenke rechtlich nicht in Betracht. Zu den geldlichen Einnahmen im Steuersinne zählen unter anderem zweckgebundene Zuwendungen, nachträgliche Erstattungen sowie Gutscheine, Bonusprogramme und Guthabenkarten, die sich direkt oder indirekt in bares Geld umwandeln lassen. All dies ist zu versteuern. Beispiele für steuerfreie Geschenke für Mitarbeiter sind dagegen:
- Warengeschenke
- nicht auszahlungsfähige Sachgutscheine
- Jobtickets
- Essensgutscheine
- Mitgliedschaften
- direkte Versicherungsleistungen
Gutscheine müssen besonderen Anforderungen genügen
Maßgeblich dafür, ob Gutscheine für Mitarbeiter steuerfrei bleiben, ist der § 2 des deutschen Zahlungsdiensteaufsichtsgesetzes (ZAG). In Frage kommen zum einen Gutscheine für sogenannte begrenzte Netze, darunter fallen singuläre Einkaufsläden, Einzelhandelsketten oder regionale Dienstleistungsverbünde.
Zum anderen wird auf limitierte Produktspektren abgestellt, etwa für das Auto, für Bücher, den Studio- oder den Kinobesuch. Gutscheine von Onlinehändlern sind nur dann steuerlich begünstigt, wenn ausnahmslos deren eigene Waren oder Dienstleistungen bezogen werden können.
50 Euro sind monatlich steuerfrei
Ohne besonderen Anlass können Arbeitgeber ihre Mitarbeiter steuerfrei bis zur monatlichen Sachbezugsfreigrenze bedenken, die derzeit 50 Euro beträgt. Finanztechnisch gilt hier das Zuflussprinzip, das heißt, es kommt darauf an, wann dem Mitarbeiter die betreffenden Begünstigungen zugehen.
Es muss daher zwingend auf monatlichen Erhalt geachtet werden. Würden als Beispiel statt monatlich 50 Euro am Jahresende zusammen 600 Euro auf einmal zu Buche schlagen, fiele die Steuerfreiheit weg.
60 Euro zu besonderen Anlässen
Geschenke für Mitarbeiter zu besonderen Anlässen werden als Aufmerksamkeiten bezeichnet. Sie müssen zeitnah in Verbindung zu einem speziellen persönlich wichtigen Ereignis stehen. In Betracht kommen sowohl Gelegenheiten aus dem Privatbereich wie Geburtstag, Hochzeit, Geburt eines Kindes als auch Dienstliches wie Beförderung, Dienstjubiläum, Verabschiedung in den Ruhestand.
Allgemeine Feiertage wie Weihnachten oder Ostern stellen dagegen keinen gültigen Grund dar. Sollten mehrere solche Aufmerksamkeiten zeitlich in denselben Monat fallen, ist dies unschädlich und ändert am Einzelfreibetrag je Anlass nichts.
110 Euro im Rahmen von Betriebsveranstaltungen
Veranstaltungen auf betrieblicher Ebene mit gesellschaftlichem Charakter können außerdem für steuerfreie Geschenke an die Mitarbeiter genutzt werden, hierzu gehören unter anderem Betriebsausflüge, Weihnachtsfeiern sowie Veranstaltungen im Rahmen von Unternehmensjubiläen.
Je Mitarbeiter und Jahr darf dabei zweimal ein Freibetrag in Höhe von 110 Euro in Anspruch genommen werden. Finden jährlich mehr als zwei Betriebsveranstaltungen statt, hat jeder Steuerpflichtige die Wahl, bezüglich welchen beiden er seine Freibeträge geltend machen möchte.
Freibeträge parallel in Anspruch nehmen
Mitarbeiter können die unterschiedlichen Steuerfreibeträge gleichzeitig nutzen, ohne dass eine Verrechnung miteinander stattfindet. Allerdings sollte der Arbeitgeber sorgsam auf die Einhaltung der Obergrenzen sehen, weil im Falle des anlasslosen Sachbezuges und der persönlichen Aufmerksamkeiten bei Überschreiten sonst der gesamte Steuervorteil wegfällt.
Bei jedem Geschenk ist zu klären, ob Brutto- oder Nettowert anzusetzen sei, ob Beschaffungs- oder Versandkosten oder anderes hinzugerechnet werden müssen. Beispielsweise zählen die Kosten für die Geschenkverpackung mit zum Geschenkwert.
Steuerübernahme bei Geschenken als Alternative
Soweit Geschenke für Mitarbeiter nicht unter die genannten Freibeträge fallen, eröffnet der § 37b EStG dem Arbeitgeber die Möglichkeit eines pauschalierten Steuersatzes in Höhe von 30 Prozent, dessen Ausgleich er gegenüber dem Finanzamt erklären und damit selbst übernehmen kann.
Wer begünstigt ist, wird dadurch in vergleichbarer Weise steuerfrei gestellt. Die gesetzliche Höchstgrenze liegt hier bei 10.000 Euro im Jahr.
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