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So profitieren Unternehmen von einer Workforce Management Lösung
Die Digitalisierung ermöglicht es, Mitarbeiter effizient einzusetzen. Eine Workforce Management Lösung erleichtert die Prozesse. Jetzt lesen.

Die digitale Transformation eröffnet Unternehmen viele neue Wege! Hinsichtlich einer effektiven Personaleinsatzplanung ist ein funktionierendes Workforce Management der Schlüssel, um die Mitarbeiter optimal einzusetzen. Eine Software ermöglicht Kosteneinsparungen von bis zu 10 %.

Was versteht man unter Workforce Management?


Mit Workforce Management Personal effizienter einsetzen und den Umsatz steigern!
© Claudio Scott, pixabay.com
Im Kern zielt Workforce Management auf die Steigerung der Produktivität der Mitarbeiter ab. Die Tools optimieren Bereiche wie HR (Human Resources), Weiterbildungsmanagement, Budgetierung, Personaleinsatzplanung und Analyse. Sie können maßgeschneidert auf jede Unternehmensgröße und Branche angepasst werden.

Workforce Management Lösungen sind in der Cloud oder als On-Premise-Lösung auf Smartphone, Tablet, Notebook oder PC anwendbar. Anbieter wie Spica halten Workforce Management Tools in diversen bedarfsorientierten Modulen oder als Gesamtlösung bereit:f
  • Time Space: Eine auf Unternehmen zugeschnittene Lösung für Workforce Management und Zutrittskontrolle.
  • All Hours: Die Zeiterfassung auf Handy, Tablet und PC ermöglicht es, in Echtzeit alle Ausfallzeiten zu verwalten.
  • My Hours: Projektzeiten werden ohne Mehraufwand automatisch erfasst.
  • Door Cloud: Ermöglicht eine zentrale Verwaltung in der Cloud.

Wie funktioniert ein Workforce Management?


In der Regel werden mit Komplettlösungen die besten Ergebnisse erzielt. Ein funktionierendes Workforce Management zeichnet sich durch einen Kreislaufcharakter mit fließenden Übergängen aus. Nahtlos werden vorbereitende Analysen mit der Planung, Steuerung und Erfassung von Arbeitszeiten verzahnt. Ein permanentes Controlling überwacht die einzelnen Vorgänge automatisch.

Dabei deckt eine All-in-One-Software die folgenden Bereiche ab:
  • Bedarfsanalyse
  • Personalbedarfsermittlung
  • Anpassung der Personalstruktur
  • Kurz- und mittelfristige Personaleinsatzplanung
  • Ausarbeitung von Arbeitszeitmodellen
  • Erfassung und Bewertung der Arbeitszeiten
  • Controlling und Ergebnisanalyse

Die Vorteile einer guten Workforce Management Software


Die Implementierung eines funktionierenden Workforce Managements ist mit keinem großen Aufwand verbunden. Ergebnisse zeigen sich schon im ersten Jahr der Anwendung. Im Allgemeinen ergeben sich für Unternehmen folgende Vorteile:

Effiziente Verwaltung
Die Digitalisierung wichtiger Prozesse spart wertvolle Zeit. Davon profitieren die leitenden Angestellten. Die meiste Zeit wird dadurch gewonnen, dass arbeitsintensive Aufgaben automatisiert werden.

Einsparung von Kosten
Gehälter und Löhne sind in den meisten Betrieben die Posten, welche mit den höchsten Kosten verbunden sind. Daher gibt es im Personalbereich die größten Einsparpotenziale. Ein Workforce Management erlaubt die Erstellung intelligenter Arbeitspläne und kontrolliert etwa eigenständig Überstunden und Ausfallzeiten.

Steigerung der Produktivität
Wenn die Mitarbeiter zur rechten Zeit am richtigen Ort gemäß ihren Fähigkeiten eingesetzt werden, mündet dies in einer Steigerung der Leistung. Die Produktivität erhöht sich automatisch, wodurch die Kosten sinken und die Umsätze steigen.

Minimierung von Fehlzeiten
Fehlzeiten, verursacht durch Krankheiten und Urlaub, schlagen in der deutschen Wirtschaft mit Kosten zu Buche, die auf 75 Milliarden Euro geschätzt werden. Unternehmen, die ein Workforce Management nutzen, bestätigen, dass sich die Fehlzeiten durch die Anwendung der Tools deutlich verringern.

Besserer Einblick in Unternehmensabläufe
Ein Workforce Management erlaubt Führungskräften einen tieferen Einblick in alle Unternehmensprozesse, die mit dem Personaleinsatz in Verbindung stehen. Dies geschieht in Echtzeit. Dadurch lassen sich diese Abläufe schneller und effizienter managen.

Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben
Arbeitszeitregelungen und Arbeitnehmerrechte komplizieren die Personalplanung. Ein Workforce Management bezieht diese Vorgaben automatisch mit ein. Das verhindert Planungsfehler und sorgt dafür, dass die Vorschriften besser beachtet werden.

Verbesserung der Kundenzufriedenheit
Ein Workforce Management entlastet die leitenden Angestellten eines Unternehmens um bis zu neun Arbeitsstunden pro Woche. So wird Arbeitszeit gewonnen, die für die Verbesserung des Kundenerlebnisses genutzt werden kann. Das steigert die Zufriedenheit der Klienten und stärkt die Kundenbindung.

Woran erkennt man einen guten Anbieter?


Immer mehr Softwarelösungen für intelligenten Personaleinsatz werden zur Marktreife gebracht. Daher fällt es zunehmend schwer, das für die eigene Firma adäquate Modell auszuwählen. Interessierte sollten daher bei der Auswahl des passenden Workforce Management Modells drei Aspekte im Auge behalten:
  • Gesamtbetrieblicher Überblick: Die Software sollte eine ganzheitliche Lösung ermöglichen. Sie sollte sowohl die Verringerung der Überstunden im Blick haben als auch die Weiterbildung der Mitarbeiter und den Abbau von unnötigen Verwaltungsaufgaben.
  • Offen für Innovationen: Innovationen sind die Treiber jeder wirtschaftlichen Entwicklung. Daher sollte die Software entwicklungsfähig sein.
  • Blick in die Zukunft: Die digitale Transformation ist mit Herausforderungen und Chancen verbunden. Ein Workforce Management erfüllt dabei die heutigen Anforderungen und muss zukünftige Erfordernisse integrieren, ohne dass aufwendige Anpassungen vorgenommen werden müssen.

 
Quelle: ECO-News Deutschland, D-81371 München
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