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 Bevor Sie mit einer Agentur über Ihr geplantes Marketing-Event sprechen, sollten Sie intern Ihre Ziele definieren: Stecken sie einen groben Rahmen ab, bestimmen Sie Zeitraum und Etat. Sie sollten sich im Klaren darüber sein, welche Zielgruppe Sie mit welchen Botschaften ansprechen möchten, ob operative oder strategische Ziele im Vordergrund stehen, ob es primär um Ihr Produkt oder Ihr Unternehmen geht.
So stellen Sie interne Entscheidungskriterien auf: Anlass des Events
Ihr nächster Schritt zur Auswahl der richtigen Agentur für Ihr Anforderungsprofil ist es, Ihren zukünftigen Partner aus den verschiedenen Anbietern herauszufiltern. Jede professionelle Agentur wird sich selbst und ihre generelle Arbeitsweise kostenfrei präsentieren. Dies erlaubt Ihnen einen ersten Einblick in die Struktur der jeweiligen Agentur, zeigt Präferenzen und besondere Leistungsmerkmale, informiert Sie über Schwerpunkte und Größe. Im Zweifel lassen Sie sich Referenzprojekte aus dem für Sie interessanten Segment dokumentieren, und stellen Sie fest, ob die für Sie relevanten Leistungen im Hause erstellt oder extern zugekauft werden. Beratung Konzept/Kreativität Budgetmonitoring grafische Gestaltung von Motto und Logo Projektleitung/Organisation
Locationmanagement Künstlermanagement und Booking Regie und Dramaturgie Ausschreibungen für Dienstleister Softwareerstellung für Veranstaltungsmedien Musikproduktion Drehbucherstellung sowie Rede- und Moderationstexte Visuelle Gestaltung z.B. Bühne, Dekorationen Veranstaltungsbegleitende Medien z.B. Einladungen Veranstaltungsdokumentation Sonstige Tätigkeiten So finden Sie die Stärken einer Agentur heraus Größe ist nicht alles: Auch kleine Agenturen machen große Events und umgekehrt. Weitaus entscheidender ist, ob die Kernkompetenzen der Agentur im Bereich Ihrer Aufgabenstellung liegen. Zur Auswahl des für Sie geeigneten Partners erhalten Sie z.B. beim Forum Marketing-Eventagenturen (FME) detaillierte Agenturportraits über die derzeit 24 Mitglieder. Sprechen Sie mit den Agenturen über Dinge wie Budgetmonitoring und -treue, Statusberichte, Gesprächsmemos, Regiepläne und Drehbücher. Erkundigen Sie sich, ob Ihnen im Nachhinein eine Veranstaltungsanalyse geboten wird, ob ein permanenter Ansprechpartner zur Verfügung steht und ob Sie Einblick in Netz- und Terminpläne erhalten. All dies gehört bei einer professionellen und seriösen Agentur zu den selbstverständlichen Leistungen. Budgetmonitoring/Budgettreue Bildung von Projektteams  Permanente Ansprechpartner
Einbindung des Kunden Statusberichte Jour fixe Gesprächsmemos Netzpläne/Terminpläne Drehbücher Regiepläne Wissen, Kenntnis von Vorschriften, Garantie Veranstaltungsanalyse z.B. Feedback-Fragebogen Literatur: Den FME-Guide "Marketing-Events - Die Agenturauswahl" und Agenturportraits erhalten Sie beim Forum Marketing-Eventagenturen (FME) im Fachverband für Messe- und Ausstellungsbau e.V. (FAMAB), Berliner Straße 26, 33378 Rheda-Wiedenbrück, Tel. 05242/94 54-24, Fax -10. |
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